Ufficio stampa e relazioni esterne: come dare la giusta visibilità ad un evento

Stai organizzando un evento, una manifestazione, vuoi dare particolare risalto ad un’attività della tua azienda o, semplicemente, vuoi comunicare qualcosa di importante ma non sei sicuro di conoscere la strategia giusta?

Probabilmente hai bisogno di un professionista che curi le relazioni esterne e, in particolare, di un addetto stampa che comunichi nella maniera giusta con i media a 360°.

Che cos’è e come funziona un ufficio stampa

L’ufficio stampa in sostanza è un team, o un solo professionista, che si occupa di coordinare i rapporti con i mass media.

ufficio stampa
L’importanza di un addetto stampa per la promozione del proprio marchio.

Si tratta, nello specifico, di un giornalista che sappia individuare gli elementi “notiziabili” all’interno di un evento, una manifestazione o un’azienda, li comunichi nella maniera giusta e faccia in modo che tale strategia arrivi a tutti gli operatori del settore.

Individuato l’elemento notiziabile, l’addetto stampa si occupa di redigere un comunicato, sostanzialmente un testo completo di titolo, sottotitolo, occhiello e fotografie, e di inviarlo ai giornalisti del web, della carta stampata, delle radio e delle tv.

In caso di eventi di nicchia o  particolarmente specializzati, un buon addetto alle comunicazioni esterne sa intercettare la stampa del settore in maniera trasversale e far in modo che le testate specialistiche dedichino ampio spazio a un determinato evento.

Il segreto dell’addetto stampa? I suoi contatti

Proprio come un giornalista svelerà tutto fuorché la sua fonte, anche l’addetto stampa condividerà tutto ma non la sua agenda. Cosa vuol dire? Che saper scrivere è una skill piuttosto comune ma conoscere gli addetti ai lavori per far uscire concretamente un determinato articolo è ciò che, in definitiva, fa la differenza.

Il giornalismo, tuttavia, è in continua evoluzione per cui oggi giorno un buon addetto stampa è anche quello che è in contatto con tanti redattori web e che, inviando un testo ad una mailing list, riesce ad ottenere una pubblicazione integrale o con rielaborazioni in tempi celeri.

Comunicati stampa: gli errori più comuni

Detto questo, sono in molti oggi a calarsi, senza un’adeguata preparazione, nel ruolo dell’addetto stampa ma sono sempre in grado di svolgere tale delicata mansione?

La risposta è dipende. Innanzitutto un buon addetto stampa è un giornalista in quanto, conoscendo le regole deontologiche, sa già cosa può scrivere e cosa potrebbe comportare problemi legali o di immagine ad una determinata azienda.

In secondo luogo il miglior addetto stampa è un giornalista perché, collaborando a sua volta con molti responsabili della comunicazione di eventi o aziende, sa come vorrebbe che fosse un comunicato.

Non mancano però professionisti che, pur non essendo iscritti all’albo, sanno perfettamente come curare tutti questi aspetti e anche molti altri. Vale la teoria, in sostanza, ma anche molto la pratica e l’esperienza.

comunicato stampa
Impostare il comunicato per essere chiari nel messaggio da inviare.

Come deve essere, quindi, il comunicato perfetto?

Né troppo lungo, né troppo corto, con diverse fotografie che ben si adattino alle esigenze di tutti i media, con un’indicazione di titolo, con riferimenti di eventuali responsabili da contattare per eventuali approfondimenti e, possibilmente, con contenuti multimediali.

Tra gli errori più ricorrenti, in sintesi, troviamo:

  • foto troppo pesanti da non poter essere ricevute da tutte le caselle di posta elettronica
  • foto troppo piccole, sgranate, non adatte, ritagliate o non denominate
  • mancata anticipazione nell’oggetto della mail di cosa contengono gli allegati
  • mancato cenno nell’incipit della mail di quando e dove si terrà un determinato evento
  • mancanza di contatti per chi, essendo interessato all’argomento, desidera saperne di più
  • testi in pdf o in formati in cui non è possibile fare un banale copia e incolla.

Banalità? Tutt’altro. Purtroppo o per fortuna le testate e i giornalisti vengono subissati di comunicati stampa e non anticipare nell’oggetto di cosa parla una determinata nota equivale ad una probabilità piuttosto alta che la mail verrà cestinata.

La comunicazione, inoltre, avviene prima con le immagini e poi con le parole. Inviando un testo senza foto ci si espone al rischio che quella determinata notizia venga associata ad uno scatto sbagliato o non in linea con il messaggio che si vuole far arrivare.

La rassegna stampa: il termometro della buona riuscita del lavoro

Il lavoro, quindi, si esaurisce con l’invio della mail? No signore, un buon addetto stampa tiene sotto controllo tutte le pubblicazione e prepara una rassegna stampa contenente tutti gli articoli usciti.

Un elenco di link nel caso del web e i ritagli di giornale nel caso di quotidiani, settimanali e mensili.

A cosa serve? In primis a fare un bilancio del lavoro svolto in secondo luogo, in caso di manifestazioni con più edizioni, per eventuali raccolte di fondi.

Un evento con tante pubblicazioni, del resto, è potenzialmente un evento positivo, in termini di immagine e visibilità, per l’attività a cui viene chiesto un piccolo o grande sponsor.